Nova plataforma eletrônica vai digitalizar, arquivar e gerir cerca de 120 mil documentos cadastrais
A Secretaria da Administração (Saeb) vai implantar uma plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que irá digitalizar e gerir o cadastro de seis mil fornecedores do Estado. Os cerca de 120 mil documentos cadastrais dos fornecedores, que atualmente estão armazenados fisicamente, vão ser transformados em arquivos digitais e inseridos em um software, facilitando o manuseio, a consulta e a guarda.
A plataforma GED terá também outra função que vai conferir mais agilidade aos procedimentos do Cadastro Único de Fornecedores (CAF). O novo software será integrado ao sistema oficial de compras do Estado, o Simpas, e ao portal de compras do Governo, o site Comprasnet.
O cadastro é exigido para que empresas privadas e pessoas físicas sejam fornecedoras de bens ou serviços do Estado. Para se cadastrarem, precisam apresentar e manter atualizados contratos sociais, estatutos, certidões diversas, balanços patrimoniais, dentre outros.
A Saeb, por intermédio da Diretoria de Suporte à Logística (DSL), recepciona todos os documentos exigidos para o cadastro, faz a guarda e a gestão física desses papéis. Atualmente, as empresas ou pessoas interessadas em fornecer para o Estado entregam a documentação cadastral em uma das unidades de atendimento de fornecedores existentes no Estado (Posto de Atendimento ao Fornecedor – PAF ou Posto Avançado de Cadastramento de Fornecedores – PCF).
Os fornecedores podem, também, enviar a documentação pelos Correios, diretamente para a Coordenação de Gestão do Cadastro de Fornecedores (CGCF), na sede da Saeb, no Centro Administrativo da Bahia (CAB). Os interessados entregam balanços patrimoniais, certidões negativas de débito de tributos, contratos sociais e outros documentos atualizados. Toda documentação é enviada fisicamente dos postos para a CGCF, onde são analisados e depois arquivados.
As empresas que forem consideradas aptas receberão um Certificado de Registro de Cadastro (CRC) ou um Certificado de Registro Simplificado (CRF), passando a figurar como habilitadas para fornecer ao Estado. Os dados atualizados dos fornecedores são transferidos para o sistema Simpas, onde servem de suporte para todos os órgãos públicos estaduais, no momento de realizar uma aquisição.
Toda operação se repete várias vezes ao ano, quando os fornecedores precisam atualizar seus cadastros, caso ocorra alguma modificação na empresa como mudança na composição societária ou no balanço patrimonial, ou quando alguma certidão perde a validade. A movimentação de papel é muito grande, em função de modificações cadastrais ou por causa das atualizações anuais.
Os documentos ficam armazenados em dois arquivos deslizantes e 17 armários, instalados na Diretoria de Suporte à Logística, no prédio da Saeb. Toda vez que é necessário atualizar um cadastro é preciso localizar a pasta no arquivo, substituir o documento e rearquivar.
Para arquivar e manusear toda essa documentação é necessário espaço físico adequado e uma equipe grande. Além disso, o arquivamento físico ainda gera problemas como o consumo de papel e a qualidade do ambiente de trabalho, em função do acúmulo de poeira. A operação manual possui ainda outra desvantagem: a lentidão do processo de cadastro em relação à gestão eletrônica.
Vantagens – Com a implantação da nova plataforma GED, a localização dos documentos, o arquivamento e desarquivamento de processos serão muito mais rápidos e práticos. O trabalho será remanejado, descentralizando cadastro para os postos. O uso de papéis também será reduzido praticamente à zero. O grande espaço físico reservado para o arquivamento será substituído por terminais de computador. O processo de digitalização também trará melhoria no ambiente de trabalho, que não terá mais uma grande quantidade de papéis, acumulando poeira.
A agilidade e a praticidade do processo eletrônico serão os maiores benefícios da Nova Plataforma GED. Os documentos já serão digitalizados nos postos, no momento em que o fornecedor fizer a entrega. Assim, o arquivamento será descentralizado, diferente de como funciona atualmente, concentrado na Coordenação de Gestão do Cadastro de Fornecedores (CGCF). Com isso, a documentação ficará disponível, de forma instantânea, na nova plataforma GED. Todos os órgãos públicos, os postos, os fornecedores e a CGCF terão acesso à documentação.
O processo ficará mais prático e seguro. O risco de extravio de documentação também será reduzido. O manuseio de documentos fisicamente acabará. A consulta de documentação e as atualizações cadastrais ficarão muito mais ágeis, porque vão ser usadas as ferramentas digitais de busca para localizar um cadastro, dentro do universo de seis mil existentes, com cerca de 120 mil documentos.
Assessoria de Comunicação Social
Secretaria da Administração do Estado da Bahia | Saeb