Rui determina SEI como sistema oficial de gestão de processos e documentos administrativos

Foto divulgação.

Após sete meses de implantação na Secretaria da Administração (Saeb), o Sistema Eletrônico de Informação (SEI Bahia) passa a ser o sistema oficial de gestão de processos e documentos administrativos eletrônicos e digitais em todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual.

O decreto do governador da Bahia, Rui Costa, foi publicado no Diário Oficial do Estado (DOE) do dia 25 de outubro. Com a determinação, a utilização do SEI Bahia se torna obrigatória para todos os órgãos da administração direta, autarquias, fundações, fundos especiais e empresas estatais dependentes.

Um total de 655 processos administrativos da Saeb já migrou para o SEI Bahia. A Superintendência de Recursos Logísticos (SRL) da Saeb realizou um levantamento no sistema de protocolo do Estado, e contabilizou 1,2 milhão de processos administrativos cadastrados nos órgãos públicos da administração direta, entre os anos de 2014 e 2015.

A SRL também estimou o custo unitário do processo físico. Contabilizando apenas o preço do papel, o gasto com a impressão, capa de papelão e colchetes de metal que prendem as páginas, cada processo geraria um custo de R$ 9,25. Com o SEI funcionando em todo o Estado, a economia para os cofres públicos seria de R$ 11,2 milhões (em dois anos), considerando uma estimativa conservadora. Empresas especializadas em processo eletrônico calculam que o custo total com cada processo físico chegue a R$ 30.

De acordo com o secretário da Administração, Edelvino Góes, após a publicação do Decreto, em cerca de 30 dias será publicada uma instrução normativa e um cronograma de implantação de processos sistêmicos com duração de 90 dias. “Desta forma, os processos começam a tramitar no SEI em todo o Estado, gradativamente, e por tipo de processo”, disse.

Depois destes 90 dias, novo cronograma será publicado no DOE com novos tipos de processos sistêmicos e assim sucessivamente até que se alcance o total dos tipos. Também serão implantados os processos finalísticos de cada órgão. Esta atividade será de responsabilidade do Administrador Local de cada órgão que deverá entrar em contato com a Coordenação de Implantação do SEI Bahia para definir cronograma e etapas de implantação.

O decreto também institui o Comitê Executivo do SEI Bahia, que tem o objetivo de definir diretrizes e apoiar os órgãos na implantação do novo sistema, que continua sob gestão da Saeb. O comitê terá representantes da Saeb, Secretaria da Fazenda (Sefaz), Casa Civil, Companhia de Processamento de Dados da Bahia (Prodeb) e Fundação Pedro Calmon (FPC).

SEI Bahia – O SEI Bahia é um sistema eletrônico que acaba com o uso de papel nos processos administrativos, gerando ganho ambiental, economia para o Estado, otimização do trabalho, dentre outras vantagens. A Bahia é o primeiro estado do país a implantar o SEI, que foi criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). Além de extinguir o papel, o Sistema Eletrônico de Informação vai trazer também mais agilidade, transparência, redução de custos, otimização do trabalho, ganho de espaço físico e a satisfação do usuário.

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